Algemene voorwaarden

1. Identiteit van de onderneming

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van Vos Agency, uitgebaat door Mathias Vos, met zetel te Jos Verlindenstraat 93, 3910 Neerpelt, België, hierna genoemd “Vos Agency”.

Ondernemingsnummer: [in te vullen]
Btw-nummer: [in te vullen]
E-mail: info@vosflow.be

Vos Agency is gespecialiseerd in het ontwerpen, ontwikkelen, publiceren en onderhouden van websites voor ondernemingen.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van Vos Agency, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Door een offerte schriftelijk te aanvaarden of een overeenkomst met Vos Agency te sluiten, verklaart de klant zich akkoord met deze algemene voorwaarden.

Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend geldig wanneer deze vooraf schriftelijk door Vos Agency zijn aanvaard.

Bij tegenstrijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en de offerte of een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst, heeft de meest specifieke schriftelijke afspraak voorrang.

Deze algemene voorwaarden zijn in eerste instantie opgesteld voor overeenkomsten tussen Vos Agency en professionele klanten/ondernemingen (B2B). Indien dwingende wettelijke bepalingen van toepassing zijn, blijven deze onverminderd gelden.

3. Diensten

Vos Agency levert diensten op het gebied van webdesign en webdevelopment.

De concrete diensten, functionaliteiten, pagina’s, opleveringen, prijs en eventuele aanvullende diensten worden per project vastgelegd in de offerte.

Een project kan onder meer bestaan uit:

• ontwerp en ontwikkeling van een website
• responsive ontwikkeling voor verschillende schermformaten
• integratie van door de klant aangeleverde of overeengekomen functionaliteiten
• publicatie van de website
• configuratie van hosting en domein
• technische updates
• back-ups
• kleine inhoudelijke of technische aanpassingen
• andere diensten die uitdrukkelijk in de offerte zijn opgenomen

Diensten die niet uitdrukkelijk in de offerte zijn opgenomen, worden niet geacht deel uit te maken van de overeenkomst.

4. Offerte en totstandkoming van de overeenkomst

Voorafgaand aan een project bespreekt Vos Agency met de klant de doelstellingen, gewenste functionaliteiten en overige projectvereisten.

Op basis hiervan ontvangt de klant een offerte.

Een overeenkomst komt tot stand zodra de klant de offerte schriftelijk aanvaardt, bijvoorbeeld per e-mail, of zodra de klant op een andere ondubbelzinnige wijze opdracht geeft om met de werkzaamheden te starten.

De offerte vermeldt minstens de overeengekomen diensten en prijs en kan daarnaast informatie bevatten over planning, betalingsvoorwaarden, revisies, hosting en onderhoud.

Tenzij anders vermeld, is een offerte geldig gedurende de termijn die in de offerte is vermeld.

5. Prijs en meerwerk

De prijs van het project wordt vastgelegd in de offerte.

De overeengekomen prijs heeft uitsluitend betrekking op de diensten en functionaliteiten die in de offerte zijn opgenomen.

Aanvullende werkzaamheden, nieuwe functionaliteiten, extra pagina’s, omvangrijke wijzigingen of andere werkzaamheden buiten de oorspronkelijke scope kunnen als meerwerk worden beschouwd.

Vos Agency zal de klant hiervan, waar redelijkerwijs mogelijk, vooraf informeren en kan voor dit meerwerk een aanvullende offerte of prijsvoorstel bezorgen.

Meerwerk wordt pas uitgevoerd nadat hierover overeenstemming is bereikt, tenzij de klant uitdrukkelijk verzoekt om onmiddellijk verder te werken.

Kosten van externe diensten, software, licenties, premium plugins, betaalde fonts, stockmateriaal, hosting, domeinregistratie of andere diensten van derden zijn niet inbegrepen tenzij dit uitdrukkelijk in de offerte staat.

6. Betaling

De betalingsvoorwaarden worden per project vastgelegd in de offerte.

Indien een voorschot wordt overeengekomen, wordt met de werkzaamheden gestart nadat het voorschot is ontvangen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Facturen dienen uiterlijk op de vervaldatum te worden betaald.

Bij niet-tijdige betaling heeft Vos Agency, voor zover wettelijk toegestaan, het recht om de uitvoering van de overeenkomst geheel of gedeeltelijk op te schorten totdat de openstaande bedragen zijn betaald.

Bij overeenkomsten tussen ondernemingen kunnen bij betalingsachterstand de wettelijke of contractueel geldige verwijlintresten en schadevergoedingen worden aangerekend binnen de grenzen van het toepasselijke Belgische recht.

Indien de klant een factuur betwist, dient hij dit gemotiveerd en schriftelijk te melden binnen een redelijke termijn na ontvangst van de factuur.

7. Medewerking van de klant

De klant verbindt zich ertoe Vos Agency tijdig alle informatie en materialen te bezorgen die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van het project.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• teksten
• foto’s en ander beeldmateriaal
• logo’s
• huisstijlrichtlijnen
• toegangsgegevens
• contactgegevens
• product- of diensteninformatie
• feedback en goedkeuringen

De klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de door hem aangeleverde informatie.

Wanneer de klant noodzakelijke informatie, materialen of feedback niet tijdig aanlevert, kan de planning van het project worden aangepast.

Vos Agency kan niet aansprakelijk worden gesteld voor vertraging die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van het niet of laattijdig aanleveren van informatie, materialen, feedback of goedkeuringen door de klant.

8. Ontwerp, feedback en revisies

De offerte bepaalt hoeveel revisierondes of aanpassingen inbegrepen zijn.

Onder een revisie wordt verstaan: een redelijke wijziging aan het reeds overeengekomen ontwerp of de reeds afgesproken inhoud.

Een wijziging van de oorspronkelijke opdracht, een nieuwe designrichting, bijkomende functionaliteit of aanzienlijke uitbreiding van de scope kan als meerwerk worden beschouwd.

De klant dient feedback zoveel mogelijk gebundeld en duidelijk aan te leveren.

Indien de klant na een goedkeuring alsnog wezenlijke wijzigingen vraagt, kan Vos Agency deze als meerwerk aanrekenen.

9. Oplevering en aanvaarding

Vos Agency streeft ernaar een website binnen 14 tot 21 werkdagen na de start van het project op te leveren, tenzij in de offerte een andere termijn is overeengekomen.

Deze termijn is indicatief en is afhankelijk van onder meer de tijdige medewerking van de klant, de complexiteit van het project en de beschikbaarheid van externe diensten.

De website wordt als opgeleverd beschouwd zodra Vos Agency de website ter controle beschikbaar heeft gesteld aan de klant of de website publiek toegankelijk heeft gemaakt.

De klant dient eventuele duidelijke technische fouten of afwijkingen van de overeengekomen scope binnen een redelijke termijn na oplevering aan Vos Agency te melden.

Kleine technische fouten die geen wezenlijke invloed hebben op het normale gebruik van de website verhinderen de oplevering niet en worden, voor zover zij binnen de overeengekomen dienstverlening vallen, binnen een redelijke termijn opgelost.

10. Inhoud en wettelijke verplichtingen van de klant

De klant blijft verantwoordelijk voor de inhoud die op zijn website wordt gepubliceerd, waaronder teksten, afbeeldingen, prijzen, aanbiedingen, contactgegevens en andere commerciële of juridische informatie.

De klant garandeert dat hij beschikt over de nodige rechten, toestemmingen en licenties om de door hem aangeleverde materialen te gebruiken en op de website te laten publiceren.

De klant blijft in beginsel verantwoordelijk voor de juridische conformiteit van zijn website en onderneming, waaronder – afhankelijk van de aard van zijn activiteiten – privacyverklaring, cookiebeleid, algemene voorwaarden, wettelijke vermeldingen, commerciële informatie en andere wettelijk verplichte informatie.

Vos Agency kan dergelijke documenten of juridische teksten enkel als onderdeel van de dienstverlening leveren wanneer dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

Vos Agency verstrekt geen juridisch advies tenzij dit uitdrukkelijk als afzonderlijke dienst is overeengekomen.

11. Intellectuele eigendom

De intellectuele eigendomsrechten op door de klant aangeleverde materialen blijven eigendom van de klant of van de oorspronkelijke rechthebbende.

Voor materialen, software, templates, frameworks, fonts, stockmateriaal, plugins, componenten en andere elementen van derden gelden de licentievoorwaarden van de betreffende rechthebbende of leverancier.

Tenzij anders overeengekomen, behoudt Vos Agency de intellectuele eigendomsrechten op haar eigen methodes, technieken, generieke componenten, templates, codebibliotheken, werkwijzen en andere vooraf bestaande of herbruikbare elementen.

Na volledige betaling verkrijgt de klant een recht om de specifiek voor hem geleverde website te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsactiviteiten, binnen de grenzen van de toepasselijke licenties en wettelijke bepalingen.

Een overdracht van auteursrechten of broncode vindt uitsluitend plaats indien dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

De klant mag de geleverde website na volledige betaling laten beheren door een derde, voor zover hierdoor geen rechten van Vos Agency of derden worden geschonden.

12. Portfolio en gebruik van het project

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, mag Vos Agency een afgerond project vermelden en tonen als onderdeel van haar portfolio, website, presentaties en andere commerciële communicatie.

Vos Agency zal hierbij geen vertrouwelijke informatie van de klant openbaar maken.

Indien de klant vooraf schriftelijk verzoekt om het project niet publiek te tonen, zal Vos Agency dit respecteren.

13. Hosting en domeinnaam

Wanneer hosting of domeinregistratie via Vos Agency wordt geregeld, gebeurt dit volgens de voorwaarden die in de offerte of het onderhoudscontract zijn vermeld.

Hosting en domeinregistratie kunnen afhankelijk zijn van externe leveranciers. Vos Agency kan daarom niet garanderen dat externe infrastructuur of diensten permanent beschikbaar zijn.

De domeinnaam blijft, voor zover de registratievoorwaarden dit toelaten, gekoppeld aan de klant als houder of rechthebbende.

Bij beëindiging van de hostingdienst is de klant zelf verantwoordelijk voor het tijdig regelen van alternatieve hosting.

Vos Agency zal, voor zover redelijkerwijs mogelijk en tegen betaling indien dit buiten de inbegrepen dienstverlening valt, meewerken aan een technische migratie.

14. Onderhoud na livegang

Onderhoud is een optionele aanvullende dienst en is enkel beschikbaar als vervolg op een website die door Vos Agency werd gebouwd.

De inhoud en maandprijs van het onderhoud worden vastgelegd in een afzonderlijke overeenkomst of in de offerte.

Onderhoud kan, afhankelijk van het gekozen pakket, onder meer bestaan uit:

• hosting
• technische updates
• back-ups
• beveiligingsupdates
• kleine inhoudelijke wijzigingen
• beperkte technische ondersteuning

Wat precies onder “kleine aanpassingen” valt, wordt bepaald door het gekozen onderhoudspakket.

Nieuwe pagina’s, nieuwe functionaliteiten, herontwerpen of andere werkzaamheden die de oorspronkelijke website wezenlijk uitbreiden, vallen niet automatisch onder het onderhoud en kunnen afzonderlijk worden gefactureerd.

Het onderhoud loopt voor onbepaalde duur indien dit zo is overeengekomen en kan worden beëindigd overeenkomstig de opzegvoorwaarden die bij het afsluiten van het onderhoud zijn overeengekomen.

Bij beëindiging van het onderhoud eindigt de hosting die via Vos Agency wordt geleverd, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.

15. Technische ondersteuning en externe diensten

Vos Agency kan voor de uitvoering van haar diensten gebruikmaken van externe software, hostingproviders, domeinregistrars, API’s, AI-diensten, plugins en andere technische dienstverleners.

Vos Agency kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor storingen, wijzigingen, prijswijzigingen, beperkingen of beëindiging van diensten door dergelijke derde partijen, voor zover Vos Agency hierop redelijkerwijs geen controle heeft.

Indien een externe dienst noodzakelijk is voor een functionaliteit van de website, kan het functioneren daarvan afhankelijk zijn van de beschikbaarheid en voorwaarden van die externe dienst.

16. Persoonsgegevens en GDPR

Wanneer Vos Agency bij de uitvoering van een opdracht persoonsgegevens verwerkt namens de klant, zullen partijen de respectieve verplichtingen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) naleven.

Indien Vos Agency optreedt als verwerker in de zin van de AVG, zullen de noodzakelijke afspraken worden vastgelegd in een afzonderlijke verwerkersovereenkomst of een overeenkomst die voldoet aan de toepasselijke vereisten.

De klant blijft, voor zover hij als verwerkingsverantwoordelijke optreedt, verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de persoonsgegevens die hij aan Vos Agency verstrekt en voor de doeleinden waarvoor deze gegevens worden verwerkt.

17. Garantie en gebreken

Vos Agency verbindt zich ertoe de overeengekomen diensten met redelijke zorg en vakbekwaamheid uit te voeren.

Indien na oplevering een technische fout wordt vastgesteld die rechtstreeks het gevolg is van een fout in de door Vos Agency geleverde ontwikkeling en die binnen de oorspronkelijke scope valt, zal Vos Agency deze fout binnen een redelijke termijn onderzoeken en, indien zij verantwoordelijk is voor de fout, herstellen.

Deze regeling geldt niet voor problemen veroorzaakt door:

• wijzigingen door de klant of derden
• externe software of diensten
• hostingproblemen
• incompatibiliteit veroorzaakt door gewijzigde systemen van derden
• foutief gebruik
• wijzigingen in browsers of besturingssystemen
• door de klant aangeleverde foutieve informatie
• nieuwe functionaliteiten of wijzigingen die niet door Vos Agency werden uitgevoerd

18. Aansprakelijkheid

Vos Agency voert haar werkzaamheden zorgvuldig uit.

Voor zover wettelijk toegestaan is Vos Agency niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, verlies van omzet, verlies van winst, verlies van klanten, reputatieschade of andere schade die niet het rechtstreekse gevolg is van een aan Vos Agency toerekenbare tekortkoming.

Vos Agency is evenmin aansprakelijk voor schade die uitsluitend het gevolg is van een handelen of nalaten van een derde partij, waaronder hostingproviders, domeinregistrars, softwareleveranciers of andere externe dienstverleners, voor zover Vos Agency daarop redelijkerwijs geen controle heeft.

Voor zover wettelijk toegestaan is de totale contractuele aansprakelijkheid van Vos Agency beperkt tot het bedrag dat de klant voor de betreffende opdracht heeft betaald, behoudens wanneer een wettelijke bepaling een dergelijke beperking niet toelaat.

Geen enkele aansprakelijkheidsbeperking in deze voorwaarden is bedoeld om aansprakelijkheid uit te sluiten die volgens dwingend Belgisch recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.

19. Overmacht

Vos Agency is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-uitvoering veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle.

Onder overmacht kan onder meer worden verstaan:

• langdurige internet- of stroomstoringen
• storingen bij hostingproviders
• storingen bij domeinregistrars
• storingen of uitval van softwareleveranciers
• cyberincidenten buiten de redelijke controle van Vos Agency
• overheidsmaatregelen
• natuurrampen
• brand
• ziekte of andere ernstige onbeschikbaarheid
• andere omstandigheden die redelijkerwijs niet konden worden voorzien of vermeden

Wanneer de situatie van overmacht tijdelijk is, worden de verplichtingen van Vos Agency opgeschort gedurende de periode waarin de uitvoering redelijkerwijs onmogelijk is.

20. Opschorting en beëindiging

Vos Agency kan de uitvoering van haar diensten opschorten wanneer de klant wezenlijk tekortschiet in zijn contractuele verplichtingen, waaronder het niet tijdig betalen van verschuldigde bedragen of het niet leveren van noodzakelijke informatie.

Indien de overeenkomst vóór voltooiing van het project door de klant wordt beëindigd zonder dat Vos Agency daartoe in gebreke is gebleven, blijft de klant gehouden tot betaling van de reeds geleverde prestaties en reeds gemaakte of onvermijdelijke kosten, voor zover wettelijk toegestaan.

Bij een wezenlijke tekortkoming door één van de partijen kan de overeenkomst worden beëindigd overeenkomstig het toepasselijke Belgische recht.

21. Vertrouwelijkheid

Partijen verbinden zich ertoe vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen niet zonder toestemming van de andere partij aan derden bekend te maken, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wettelijk verplicht is.

Deze verplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht voor zover de informatie vertrouwelijk van aard blijft.

22. Wijzigingen van deze algemene voorwaarden

Vos Agency kan deze algemene voorwaarden voor toekomstige overeenkomsten wijzigen.

Voor een reeds gesloten overeenkomst blijven de voorwaarden gelden die van toepassing waren op het moment waarop de overeenkomst tot stand kwam, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen of dwingend recht anders bepaalt.

23. Nietigheid van een bepaling

Indien één of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, ongeldig of onafdwingbaar worden verklaard, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Partijen zullen in dat geval, voor zover mogelijk, de betrokken bepaling vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke doel ervan zo dicht mogelijk benadert.

24. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze algemene voorwaarden en de overeenkomsten tussen Vos Agency en de klant is Belgisch recht van toepassing, voor zover geen dwingende wettelijke bepalingen anders bepalen.

Geschillen worden, voor zover wettelijk toegestaan, voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk gebied waar Vos Agency haar zetel heeft.

Wanneer dwingend recht een andere bevoegde rechtbank of geschillenregeling voorschrijft, heeft die wettelijke regeling voorrang.

25. Contact

Voor vragen over deze algemene voorwaarden of over een lopende overeenkomst kan de klant contact opnemen met:

Vos Agency
Mathias Vos
Jos Verlindenstraat 93
3910 Neerpelt
België
E-mail: info@vosflow.be
Ondernemingsnummer: [in te vullen]
Btw-nummer: [in te vullen]